Авансовый отчет по командировке. Форма авансового отчета April 24, 2015 Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды, используется специальный бланк. Он называется "авансовый отчет по командировке". Этот документ является подтверждением использования денег. Основанием для выдачи средств является приказ руководителя. В этой статье вы найдете образец авансового отчета по командировке, узнаете регламент подачи бланка.

Документооборот По возвращении необходимо представить отчет о выполнении служебного задания. Командировочное удостоверение сотрудник должен всегда держать при себе. В каждом пункте в нем делаются пометки о времени приезда и отъезда. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель должен возмещать сотруднику такие расходы: по проезду, найму жилища, суточные, иные затраты, которые были согласованы с руководством. Обычно деньги выдаются работнику перед отъездом. В соответствии с Положением о ведении кассовых операций на территории РФ, эта операция оформляется кассовым ордером (РКО) на основании заявления сотрудника, в котором указывается сумма и сроки.

Средства предоставляются: наличными из кассы, банковским чеком, корпоративной картой, денежным переводом. Оформление С 2002 года юридические лица всех форм собственности используют специальную форму № АО-1. Авансовый отчет по командировке, бланк которого можно взять в бухгалтерии предприятия, заполняется в одном экземпляре в течение трех дней с момента возвращения. Он сдается на проверку в финотдел. На лицевой стороне указываются такие данные: Форма авансового отчета заполняется с двух сторон.

На обороте указывается перечень документов, которые подтверждают расходы (чеки, билеты, квитанции и т. п.), их номера и даты, суммы затрат. Внизу под таблицей подотчетно лицо должно поставить свою подпись. Пометки бухгалтерии «бухгалтерская запись» - проводки с номерами субсчетов, на которых отражены израсходованные суммы; состав приложений - количество предоставленных документов; фиксируется утвержденная сумма потраченных денег и ставится роспись главного бухгалтера; внесенный остаток или выданный перерасход; номер и дата ПКО или РКО; под линией отреза расположена расписка о принятии к проверке документов.

Здесь бухгалтер фиксирует инициалы сотрудника, номер и дату отчета, израсходованную сумму (прописью), количество предоставленных документов. Заполненный авансовый отчет по командировке подается на утверждение руководителю организации. По возвращении из командировки сотрудник должен сдать: удостоверение; служебное задание; авансовый отчет о командировке с документами, которые подтверждают расходы.

Если использовалась карта, то необходимо приложить чеки из банкоматов. В случае зарубежной командировки сотрудник должен предоставить копии загранпаспорта и страниц с пометкой о дате пересечения границы. Отчет о командировке, пример которого будет представлен далее, передается руководителю на утверждение. Не израсходованная часть средств возвращается в кассу сразу либо удерживается из заработной платы. Максимальная сумма ограничена 20 % от уровня дохода, в редких случаях — 50 %.

Ввод данных в программу "1С Бухгалтерия" На основании заполненного и утвержденного авансового отчета в программе формируются проводки по использованию средств.

Для этого предусмотрен одноименный документ, который открывается через меню «Касса» на панели инструментов. В журнале нужно создать новый бланк, нажав на кнопку «Добавить». В нем заполняются такие реквизиты: «Физ. лицо» - Ф. И. О. сотрудника. «Назначение» - «командировочные затраты».

На вкладке «Авансы» табличной части документа указывается номер РКО, по которому были выданы средства. В нижней части окна в поле «Приложение» указывается количество предоставленных документов. На вкладке «Прочие» расписываются расходы, которые указаны в документе «Отчет о командировке».

Билет на проезд № 8956 от 20.03.14 - 2500 руб. без НДС. Квитанция за проживание № 1245 от 20.03.14 - 2400 руб. без НДС. Справка-расчет (суточные) - 600 руб. без НДС. После проведения документа должны сформироваться проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Это отдельная часть расходов, которая не подтверждена документарно. Деньги выдаются на собственные нужды сотрудника. Размер суточных одинаков для всех населенных пунктов. По закону предельная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб.

На суммы сверх этой цифры должен начисляться налог по ставке 13 %. Размер суточных для заграничных командировок зависит от страны назначения. Расчет производится по календарным дням, включая выходные и праздники, время нахождения в пути. Выплата может осуществляться наличкой на основе заявления сотрудника или банковским переводом.

Чаще используется второй вариант. Но при перечислении таких сумм на «зарплатные» карты могут возникнуть налоговые риски, которые связаны с переквалификацией средств. Чтобы не возникали конфликты, организация должна отразить в учетной политике возможность перечисления денег на любые реквизиты сотрудников.

Иначе госорганы могут доначислить на них НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы. Несколько слов о зарубежных командировках. Организация может выдавать сотруднику деньги наличными в рублях, иностранной валюте или перечислять на карту. Размер суточных определяется коллективным договором или локальными правовыми актами. Период пребывания в командировке рассчитывается по отметкам в паспорте. В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководства.

Пример авансового отчета по командировке

Бланки делопроизводство рк Alpine mrp-t130.инструкция, схема, установка на авто