Учет и хранение трудовых книжек Содержание Учет трудовых книжек Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге. Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью. Журнал регистрации трудовых книжек Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров.

В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф: в первую графу записывается регистрационный номер документа; во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее; в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены; в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков; в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению. Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.