Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще Организации, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов.

Как правильно и легко организовать учет топлива и избежать выдачи денежных средств на него в подотчет? Ответом на это вопрос является приобретение топливных карт. Они позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене, и на какую сумму приобретались ГСМ. Спрос на них растет, поэтому организации все чаще сталкиваются с необходимостью правильно организовать учет топливных карт.

Что такое топливная карта? Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) топливной компании или АЗС является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов.

Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество товара (ГСМ). Топливные карты бывают: - нелимитированные – на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое оно есть на карте; - лимитированные – также на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода.

Для изменения лимитов карта переформатируется путем подачи заявки в офис поставщика топлива, в котором указываются новые величины лимитов. Как получить карту?

Обычно техническое обеспечение расчетов с помощью топливных карт производит процессинговый центр, который является центральным пунктом сбора информации по всем карточным терминалам АЗС. Для приобретения топливных карт необходимо подать заявку и заключить договор с процессинговым центом на поставку топлива. В приложении к договору будет приведен список АЗС, на которых действует карта.

При передаче карты составляется товарная накладная (форма № ТОРГ-12). По договору поставка ГСМ производится путем его выборки на автозаправочной станции поставщика.

Выборку топлива можно начинать с даты получения карты, а датой поставки считается дата выборки топлива. Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива.

Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.

Топливная карта может передаваться покупателю за плату или же бесплатно на условиях возвратности. Это определяется в договоре. Учет самой топливной карты Поговорим о том, как ведется учет топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др.

МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности. Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки: Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка) Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ) Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура) Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок) Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы (основание – бухгалтерская справка).

Учет выдачи топливных карт Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но за движением карт все-таки следует организовать контроль.

Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит: - дата получения карты сотрудником; - дата возвращения; - марка машины; - государственный регистрационный номер машины; - ФИО и подпись водителя машины.

Налогообложение расходов на приобретение карты В учетной политике закрепляется, по какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. Этом могут быть материальные расходы, расходы на содержание служебного транспорта, прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

НДС по картам принимается к вычету, когда: - карта принята на учет; - имеется счет-фактура; - карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Бухгалтерский учет расходов на топливо Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю: - товарную накладную на топливо; - счет-фактуру; - акт сверки взаимных расчетов; - ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид: Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка) Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика) Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура) Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок) Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов) Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива  (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК): - быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива); - документально подтвержденными; - производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда - топливо принято на учет; - имеется счет-фактура; - топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС. Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно?

Тогда количество таких документов просто зашкаливает. Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете. О том, как заполнять путевые листы, читайте здесь. А информацию о том, как нормируются расходы на топливо, смотрите тут.

Если вы на УСН, то об учете расходов на топливо читайте в этой статье . А как относитесь вы к возможностям расчетов по таким картам? А может, вы уже их используете? Насколько это удобно для вас? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Возврат ндфл с покупки лекарств родным Samsung gts5230 прошивки программы